Añadiendo Archivos...

C5: ¿Cómo Insertar y Vincular un archivo?

Cuando trabajamos con un documento, algunas veces necesitamos insertar en él información que previamente tenemos en un archivo externo. Ejemplo:

- Estamos haciendo un documento escrito (con Word u otro programa similar) y queremos insertar dentro de él una imagen que está en otro archivo.
- Tenemos una presentación (con PowerPoint o similar) y queremos añadirle una música de fondo; esa música está en otro archivo independiente.
- Tenemos un informe (hecho con Word o similar) y queremos insertar en él un grupo de celdas que recogen los datos más relevantes de nuestra contabilidad; esas celdas y datos ya los tenemos elaborados previamente, y guardados en una hoja de cálculo.

En los casos en que queremos añadir a un documento algo que ya tenemos en otro archivo, podremos VINCULAR esa información externa.

El procedimiento más simple para introducir en un documento la información que ya tenemos en otro archivo consiste en utilizar la opción INSERTAR que suele estar en el menú del programa con el cual manejamos el documento.

VINCULAR la información externa se puede hacer de muchas formas, dependiendo de las opciones concretas que nos ofrezca el programa que estemos utilizando. Por ejemplo, en Word, podemos usar el menú EDICIÓN, PEGADO ESPECIAL (previamente tendremos que haber seleccionado y copiado el archivo o la información a pegar). Aparecerá un cuadro en el que podremos activar la opción PEGAR VÍNCULO (a la izquierda). Fíjate que las opciones que encuentras seleccionadas al abrir ese cuadro son las mismas que serían utilizadas si hicieras EDICIÓN, COPIAR (o CTRL-V); este cuadro de PEGADO ESPECIAL te permite cambiar esas opciones, en función de lo que hubieras copiado previamente. Añadiré que este sistema (copiar o copiado especial) suele ser el más adecuado cuando no queremos insertar un archivo completo, sino un fragmento (que previamente hemos seleccionado y copiado a través de otro programa).

Otro ejemplo, también relativo a Word, que es útil para insertar un gráfico contenido en otro archivo. Usamos el menú INSERTAR, IMAGEN, DESDE ARCHIVO. Aparecerá un cuadro que nos permite seleccionar el fichero que contiene la imagen a insertar. Una vez seleccionado el archivo, en la parte inferior derecha usaremos un botón de opciones desplegables (persiana) que nos permite elegir la forma en que queremos insertar esa imagen. Si no especificamos nada, el contenido del archivo seleccionado será incrustado; pero podemos abrir la persiana y elegir la opción VINCULAR. 

Las modificaciones que realicemos posteriormente en el archivo vinculado producen una "actualización automática" en el documento, aún cuando el vínculo se hubiese establecido de forma previa a esa modificación. 

Fuente: http://office.microsoft.com/es-es/word-help/insertar-una-imagen-HP005189866.aspx