En
la sociedad actual, denominada “Sociedad de la información”, el uso y acceso a
la información constituye un cambio trascendental, desde el punto de vista
económico e intelectual, para el desarrollo del hombre en todas las esferas de
la vida. Facilita el proceso de toma de decisiones, representa una guía para la
solución de problemas y sienta las bases para el progreso humano. Esta
condición ha sido abordada por autores que exponen las características que
definen el recurso información y lo sitúan en un lugar cimero ante los recursos
tradicionales. Estas reflexiones se enuncian a continuación:
Según
Gil, la información
“es un bien que difiere de un
bien económico al no acabarse o depreciarse al ser consumido. La información no
se extingue al ser compartida, por el contrario, la hace crecer. Información es
un dato o un conjunto de datos que, en un contexto determinado tienen un
significado para alguien, y transmiten un mensaje útil en un lugar determinado.
La información es un recurso primordial que incluso puede determinar el éxito o
el fracaso de una institución".
Horton
propone dos definiciones de recurso de información que lo define de la
siguiente manera:
·
Recurso de información (en
singular): se refiere a la información en sí, es decir, el contenido.
·
Recursos de información (en plural):
se refiere a las herramientas, equipos, suministros, personas y recursos
utilizados por una entidad. También el capital, la inversión y gastos
involucrados en proveer todos estos recursos de apoyo.
C42: ¿Que son los Sistemas de
información?
Los
sistemas de información (SI) son reconocidos como una herramienta básica para
usar y acceder a la información además de facilitar el proceso de toma de
decisiones en las organizaciones.
Según
Whitten, Bentley y Dittman un sistema de información
“es
un conjunto de personas, datos, procesos y tecnologías de la información que
interactúan para recoger, procesar, almacenar y proveer la información
necesaria para el correcto funcionamiento de la organización”
Andreu,
Ricart y Valor definen a los sistemas de información
“como
el conjunto formal de procesos que opera con un conjunto estructurado de datos
de acuerdo a las necesidades que una organización, recopila, elabora y
distribuye la información necesaria para la operación de dicha organización y
para las actividades de dirección de control correspondientes, apoyando al
menos en parte, la toma de decisiones necesaria para desempeñar las funciones y
procesos de negocio de acuerdo con su estrategia”
C43: ¿Cuales son sus Componentes?
Según
Whitten, Bentley y Dittman los componentes de un sistema de información son:
Individuos participantes:
todos los individuos que pueden y deben participar en el desarrollo de un
sistema de información pueden clasificar en función de la visión que tienen de
un sistema de información.
Propietarios:
patrocinan y promueven el sistema.
Usuarios:
utilizan el sistema para capturar, introducir, validar, transformar y almacenar
datos e información. Grupo de individuos más importante en el desarrollo de un
sistema de información.
Diseñadores:
expertos en tecnologías que resuelven las necesidades y las restricciones
manifestadas por los usuarios.
Constructores:
Especialistas en tecnologías.
Analistas:
Estudia los problemas y necesidades de la organización, para obtener mejoras.
Datos e información:
El procesamiento de los datos, permite transformarlos en información.
Procesos de negocio:
Conjunto de tareas que responden a los acontecimientos de negocios.
Tecnologías de la información:
Soporte físico sobre el cual se desarrolla el SI.
En
esencia se puede plantear que un sistema de información incluye de modo
habitual los siguientes componentes: las personas a partir de diversos roles, la
información, los procesos y las tecnologías como elementos claves.
Estos se interrelacionan como un todo, con un enfoque sistémico para el
cumplimiento de su propósito fundamental. Cuando uno de ellos es afectado los
demás se afectan por el principio de la sinergia (El todo es más que la suma de
las partes). Cada componente juega un rol importante que tributa al objetivo
general para el cual fue creado.
C44: Tipología en el sector
organizacional
En
el sector organizacional se han desarrollado diversas tipologías de sistemas de
información. Estas surgen básicamente a partir de las propias necesidades del
sector y de la adecuación a los procesos fundamentales desarrollados de acuerdo
con las particularidades propias de cada organización. Entre los mismos se
tiene los siguientes:
Sistema de información de marketing (S.I.M):
están orientados a obtener y procesar información sobre mercadotecnia, una organización
necesita tres tipos de información de mercadotecnia: inteligencia de
mercadotecnia (información sobre el entorno), información interna de
mercadotecnia (aquella que se recoge dentro de la organización) y
comunicaciones de mercadotecnia información que fluye desde la organización
hacia el entorno). Esta información básicamente responde al área estratégica de
la organización.
Sistemas de Información de Producción (S.I.P):
tiene como objetivos apoyar el sistema de producción físico y proporcionar información
acerca de las operaciones de producción. Esta información responde
específicamente al área productiva de la organización.
Sistema de información financiera (S.I.F):
proporcionan a personas y grupos, tanto dentro como fuera de la organización, información
relacionada con los asuntos financieros de la organización.
Sistema de información de recursos humanos (S.I.R.H):
permite recopilar y almacenar información relacionada con los recursos humanos
para transformarla y luego distribuirla a los usuarios de la organización.
Sistemas de dirección para directivos (S.D.D): proporcionan
a los directivos información sobre el desempeño global de la empresa. Utilizan
fuentes de información internas (las salidas de los sistemas de información
funcional) y fuentes del entorno (pues la información procedente del exterior
de la empresa es especialmente importante en los niveles jerárquicos más
altos).
De
acuerdo con Monforte los Sistemas de Información en la organización se
desarrollan con diferentes propósitos, los cuales pueden ser:
Procesamiento
de datos (TPS – Transactional Processing Systems):
se desarrollan para procesar grandes volúmenes de información. Ejecutan las
actividades de carácter rutinario de las organizaciones; sin embargo, el
elemento humano sigue participando en la captura de la información requerida.
Sistemas
de información para la administración o gerenciales (MIS - Management
Information Systems): proporcionan informes
periódicos para la planeación, el control y la toma de decisiones. Son sistemas
que se sustentan en la relación que surge entre las personas y las
computadoras. Soportan un amplio espectro de tareas de las organizaciones - que
supera la capacidad de los sistemas de procesamiento de datos - dentro de las
cuales se incluyen el análisis, y la toma de decisiones.
Sistemas
de soporte a la toma de decisiones (DSS - Decision Support Systems): también
depende de una base de datos como fuente de información, pero se distingue del
sistema de información para la administración, porque hace énfasis en el
soporte en cada una de las etapas de la toma de decisiones. Sin embargo, la
decisión depende de la persona responsable. Estos sistemas deben ser diseñados
con una orientación de las personas que lo van a utilizar, y no como un sistema
tradicional para la administración.
Sistemas
expertos o sistemas basados en el conocimiento (WKS – Knowledge Working
Systems): captura y utiliza el conocimiento
de un experto para la solución de un problema particular. Si bien en los SSD la
decisión depende de la persona responsable, el sistema experto selecciona la
mejor solución al problema o al tipo específico de problemas. Los elementos
básicos de un sistema experto son: la base de conocimientos y una máquina de
inferencia que liga al usuario con el sistema, procesando sus solicitudes
mediante lenguajes como el PROLOG o LISP y la interfaz del usuario.
Como
se evidencia anteriormente la tipología de los sistemas de información puede
ser tan variada y diversa como las necesidades de información y responde a los
objetivos de cada organización. Cuando se analizan los criterios abordados por
cada uno de los autores se observa como incluyen de una forma u otra el uso de
la nuevas tecnologías de la información y la comunicación y la adaptación de
las mismas a las diferentes áreas y tipologías de usuarios presentes en las
organizaciones.
C45: Cuál es la importancia para las
organizaciones
Un
sistema de información para la organización es de suma importancia pues
facilita la organización y normalización de la información, con lo cual permite
conocer el estado de los datos, la información sobre mercados y competidores,
estadísticas de proyectos, proveedores y otras informaciones relevantes para la
gestión organizacional y la toma de decisiones.
Responde
al cumplimiento de su misión y visión, como objetivos supremos de esta, ya que
los sistemas de información interactúan directamente con el ambiente de la
organización, ya que los elementos del ambiente que inciden en el sistema
constituyen una entrada y todo resultado del sistema hacia su ambiente es una
salida. De igual manera la retroalimentación constituye un elemento clave para
el desarrollo y fortalecimiento de la organización. Esta permite conocer el
impacto de los servicios y productos, que servirán como salidas en el ambiente
y propicia el rediseño del sistema en función de la satisfacción de las
necesidades de los usuarios/ clientes que formarán entradas.
Representa
un proceso de suma importancia, pues las informaciones que se obtiene a través
de él influyen cuantitativa y cualitativamente en el mejoramiento de la calidad
de los servicios y productos.
