Histograma Excel 2007

C37: Cómo utilizar el complemento Histograma en Excel

En este post se describe cómo crear un histograma con un gráfico a partir de un conjunto de datos de ejemplo. Las Herramientas para análisis incluidas con Microsoft Excel incluyen una herramienta Histograma.

C38: Comprobar la instalación de las Herramientas para análisis

Antes de utilizar la herramienta Histograma, debe asegurarse de que el complemento Herramientas para análisis esté instalado. Para comprobar que las Herramientas para análisis están instaladas, siga estos pasos:

1.       En Microsoft Office Excel 2003 y en versiones anteriores de Excel, haga clic en Complementos en el menú Herramientas. 

En Microsoft Office Excel 2007, siga estos pasos:

a.      Haga clic en el Botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

b.      Haga clic en la categoría Complementos.

c.      En la lista Administrar, seleccione Complementos de Excel y haga clic en Ir.

2.       En el cuadro de diálogo Complementos, asegúrese de que la casilla Herramientas para análisis bajo Complementos disponibles esté activada. Haga clic en Aceptar.

NOTA: para que las Herramientas para análisis se muestren en el cuadro de diálogo Complementos, deben estar instaladas en el equipo. Si no ve Herramientas para análisis en el cuadro de diálogo Complementos, ejecute el programa de instalación de Microsoft Excel y agregue este componente a la lista de elementos instalados.

C39: Crear un histograma

1.       Escriba lo siguiente en una hoja de cálculo nueva:

A4: 62	B4: 80
A5: 3	B5:
A6: 52	B6:
A7: 20	B7:
A8: 43	B8:
A9: 74	B9:
A10: 61	B10:

2.       En Excel 2003 y en versiones anteriores de Excel, haga clic en Análisis de datos en el menú Herramientas. 

En Excel 2007, haga clic en Análisis de datos en el grupo Análisis de la ficha Datos.

3.       En el cuadro de diálogo Análisis de datos, haga clic en Histograma y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4.       En el cuadro Rango de entrada, escriba A1:A10.

5.       En el cuadro Rango de clase, escriba B1:B4.

6.       En Opciones de salida, haga clic en Libro nuevo, active la casilla Salida de gráficos y haga clic en Aceptar.

Se generará un nuevo libro con una tabla de Histograma y un gráfico incrustado.

Según los datos de ejemplo del paso 1, la tabla de Histograma será similar a la siguiente:

A1: Clase	B1: Frecuencia
A2: 20	B2: 2
A3: 40	B3: 1
A4: 60	B4: 3
A5: 80	B5: 3
A6: Más	B6: 1

El gráfico será un gráfico de columnas que reflejará los datos de esta tabla de Histograma.

Excel cuenta el número de puntos de datos de cada clase de datos. Se incluye un punto de datos en una clase de datos determinada si el número es mayor que el límite inferior e igual o menor que el límite superior de la clase de datos. En este ejemplo, la clase que corresponde a los valores de datos de 0 a 20 contiene dos puntos de datos: 3 y 20.

Si omite el rango de clase, Excel creará un conjunto de clases distribuidas por igual entre los valores mínimo y máximo de los datos.

NOTA: no podrá crear un gráfico de Histograma si especifica las opciones (Rango de salida o New worksheet ply) que crean la tabla de Histograma en la misma hoja que los datos.

Fuente: http://support.microsoft.com/kb/214269/es

Google Docs

C36: Que es GOOGLE DOCS?

Hubo un tiempo cuando los correos eran adecuados para el intercambio de archivos y comunicación a larga distancia. El mundo ha avanzado tanto que ahora esperamos algo más rápido, más dinámico y más robusto, en tiempo real.

El aburridor proceso de subir, enviar, editar y volver a enviar un archivo o un mensaje ya paso a la historia. Google Docs ha cambiado el panorama permitiendo editar y compartir archivos en tiempo real mediante la comunicación a bajo costo que Internet nos provee, de forma fácil, rápida  y sencilla.

Google docs es completamente gratis, no es extraño, qué millones de personas están aprovechando este revolucionario producto para negocios y uso personal.

Si no has probado Google Docs, te lo estás perdiendo y deberías empezar ahora mismo! Es mejor tarde que nunca. Primero regístrese para obtener una cuenta de Gmail, cuando tengas la cuenta, en la parte superior veras la herramienta GOOGLE DOCS, puedes anexar un documento que ya tengas redactado y Google Docs lo pasara a un archivo en línea, también puedes invitar a personas de tu confianza para que editen este archivo de forma segura. Usar google docs es muy fácil, Google Docs te permite crear documentos de Word, hojas de cálculo y presentaciones en línea. No sólo eso, también te permite compartir y comunicarte en tiempo real con tus socios y colegas. Usted puede ver literalmente la celda que se está editando y leer lo que él o ella está escribiendo en ese mismo momento (todo esto en tiempo real).

Este articulo es una breve introducción del potencial de estas aplicaciones para tu negocio por lo que te aconsejamos mires el siguiente video que explica de forma didáctica como funciona Google Docs.

Fuente: http://www.velaio.com/que-es-google-docs.html

Gráficos

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

Vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Veamos cómo crear de un gráfico.

C35: Cómo crear gráficos

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.

Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.

Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.

Si seleccionaste un rango de celdas verás tu nuevo gráfico inmediatamente y lo insertará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del gráfico escogido. Si has decidido probar suerte y no tenías celdas seleccionadas, deberás seguir leyendo los siguientes apartados.

Fuente: http://www.aulaclic.es/excel2007/t_11_1.htm

Impresión en Excel 2007

Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como puede ser la configuración de las páginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar la impresión y por supuesto la operación de imprimir los datos.

C34: Vista preliminar

La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla.

Pero primero es aconsejable ver la Vista de Diseño de página para poder ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja.

Para visualizar la Vista de Diseño de página, seguir los siguientes pasos:

·         Selecciona la pestaña Vista.

·         Elige la opción Vista de Diseño de página.

En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra hoja de cálculo. Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la página 1 de un total de 1 página (Vista previa: Página 1 de 1).

Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo como hasta ahora, la única diferencia es que sabremos cómo quedará en la hoja al imprimirla.

Una vez terminado, para ver la vista preliminar de la hoja en una página utiliza la opción Vista preliminar que encontrarás en el Botón Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir.

La página se mostrará de este modo:

En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones:

para ir a la página anterior. También podríamos pulsar la tecla RE PAG del teclado.

para ir a la página siguiente. También podríamos pulsar la tecla AV PAG del teclado.

Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados.

Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página.

Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará la parte de la página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volverá a visualizar la página entera.

Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre el botón para que aparezca el cuadro de diálogo Impresión explicado más adelante.

Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el botón  para que aparezca el cuadro de diálogo Configurar página explicado más adelante.

En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón  para cerrar la Vista preliminar.

Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicarán donde hará Excel 2007 los saltos de página, estas líneas no se imprimirán.

Fuente: http://www.aulaclic.es/excel2007/t_10_1.htm

Funciones Anidadas

C33: Funciones anidadas con Excel: =SI( ) , =Y( )

Función:=SI( )

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.

Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.

Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.

Ahora un breve ejemplo del uso de estas funciónes:

De acuerdo al % de sistencia y a la nota promedio de los parciales, se darán tres posibilidades:

a) Materia Aprobada si el % asistencia es >= 80 y el promedio >= 7

b) Va a Recuperación, si %asistencia > 80 y promedio < "7"

c) Desaprueba si %asistencia < "80"

Se pide:

Mostrar en una columna: Aprobada, Recuperación o Desaprueba según corresponda.

Bien ahora desarrollaremos el ejemplo:

Haciendo uso de funciones anidadas SI , Y ; se puede resolver este ejemplo a continuación la formula:

=SI(Y((B11)>=80,(E11)>=7),"Materia Aprobada",

SI(Y(('1'!B11)>80,('1'!E11)<7 b11="b11" desaprueba="desaprueba" div="div" n="n" recuperaci="recuperaci" si="si">

Obteniendo como resultado:

(*) Cabe precisar que esa fórmula es para la fila 11; solo bastaría con cambiarle el número de filas para los resultados.

Comparto un tutorial acerca de las Funciones Anidadas 

Fuente: http://blogeluniversitario.blogspot.com.ar/2009/06/funciones-anidadas-con-excel-si-y.html

http://www.youtube.com/watch?v=2VkfOv_KbyE

Manipulando Celdas

Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el aspecto de éstas, así como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir el más adecuado según la operación a realizar.

C30 Selección de celdas

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados.

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como: 

• ·         Selección de una celda

Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón.

• ·         Selección de un rango de celdas

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

• Selección de una columna

Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar  y hacer clic sobre éste.

• Selección de una fila

Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.

• Selección de una hoja entera

Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.

Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

C31 Añadir a una selección

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.

C32 Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la selección.

Fuente: http://www.aulaclic.es/excel2007/index.htm

Excel 2007

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel aquí puedes ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo.

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

C28 Introducir Fórmulas y Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA (A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

C29 Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón  de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Fuente: http://www.aulaclic.es/excel2007/index.htm